Jak wystawić fakturę za transport?

Czasem po dostarczeniu towaru odbiorcy pojawia się konsternacja. Kiedy wystawić fakturę? Jaką stawkę VAT-u wpisać? Czy wystawiać oddzielnie dla każdego transportu, czy poczekać i wypisać zbiorczą? Przepisy mogą przyprawić o ból głowy, dlatego poniżej znajdziesz wskazówki, jak wystawić fakturę za usługi transportowe.

Jak powinna wyglądać faktura transportowa?

Zakres informacji, jaki powinien znaleźć się na fakturze - niezależnie od tego, za jaką usługę lub produkt - został ustalony w art. 106e. ust. 1. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zwanej także ustawą o VAT.

Co powinna zawierać faktura za usługi transportowe?

Zgodnie z treścią ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• nr faktury,
• dane nabywcy,
• dane sprzedawcy,
• datę wykonania usługi,
• nazwę usługi,
• ceny jednostkowe (bez kwoty podatku),
• stawki podatku,
• kwoty należności (netto i brutto),
• kwoty podatku,
• kwotę należności ogółem.

Jeżeli sprzedawca użyczył nabywcy opustu lub obniżki cen, np. skonta, informację o tym także należy załączyć.

Aby o niczym nie zapomnieć, warto skorzystać ze wzoru faktury transportowej, w którym są przewidziane pola na wszystkie powyżej wspomniane elementy.

Jaki VAT powinien być na fakturze za transport?

W ustawie o VAT zostały przewidziane 3 stawki podatku VAT dla transportu. Standardem jest stawka 23%, która dotyczy większości usług transportów. Jednak występują wyjątki, dla których VAT jest niższy.

Stawka 8% dotyczy głównie transportu pasażerskiego.

Stawka 0% (art. 83 ust. 3. ustawy o VAT) występuje w przypadku:

• międzynarodowego transportu towarów, jeżeli następuje z lub do kraju poza terytorium Unii Europejskiej; w sytuacji, gdy miejsce wyjazdu lub przyjazdu znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego, stawka obowiązuje w razie przebiegu trasy na pewnym odcinku przez terytorium Polski,
• międzynarodowego transportu pasażerskiego morskiego, lotniczego i kolejowego, jeśli miejsce przyjazdu/wyjazdu znajduje się na terytorium kraju lub występuje tranzyt.

Aby można było skorzystać ze stawki 0%, trzeba być w stanie potwierdzić wykonanie usługi, która spełnia wymagania ustawowe. Mogą to być dokumenty spedycyjne, listy przewozowe czy dokumenty z urzędów celnych lub inne dowody na wywóz towarów.

Kiedy mija termin wystawienia faktury za usługi transportowe?

Zgodnie z treścią ustawy o VAT fakturę transportową należy wystawić do 15. dnia miesiąca po tym, w którym wykonano usługę lub zleceniobiorca otrzymał całość lub część zapłaty. Istnieje również możliwość wystawienia dokumentu przed dostarczeniem towaru (do 30 dni przed wykonaniem usługi).

💡 PAMIĘTAJ: Wraz z wystawieniem faktury powstaje obowiązek podatkowy na gruncie podatku dochodowego, a na gruncie VAT dopiero z datą wykonania usługi lub otrzymania zapłaty

Moment wykonania usługi - kiedy następuje?

W przepisach ustawy o VAT moment wykonania usługi transportowej nie jest dokładnie zdefiniowany. W związku z tym strony transakcji mogą samodzielnie go ustalić.

Przeważnie uznaje się, że dochodzi do niego, gdy zleceniobiorca wykona ostatnią czynność przewidzianą w umowie. W przypadku transportu będzie to najczęściej dostarczenie towaru odbiorcy czy wyładunek.

Jak wystawić fakturę zbiorczą za transporty?

W przypadku wielu usług transportowych świadczonych jednemu zleceniodawcy istnieje możliwość wystawienia faktury zbiorczej. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 106i. ust. 1. ustawy o VAT należy wystawić ten dokument najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym usługi zostały wykonane. W związku z tym fakturą zbiorczą można objąć transakcje dokonane w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego.

Faktura zbiorcza za dłuższy okres wymaga zawarcia umowy, w której zostaną przewidziane następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń. W takiej sytuacji dokument powinien zostać wystawiony do 15. dnia po miesiącu, w których skończył się okres rozliczeniowy dla świadczonych usług.