Nowy KSEF, ale dla TSL? Co to jest UD18 i co zmienia dla ciebie?
„Znam tego przewoźnika”. „Współpracujemy od lat”. „Na pewno mam to w mailach”.
Przy UD18 takie tłumaczenia mogą już nie wystarczyć.
Weryfikacja przewoźnika. Dokument potwierdzający zlecenie. 5 lat przechowywania dokumentacji. A za niedopełnienie obowiązków - kary finansowe.
Dla firm TSL oznacza to jedno: jeszcze większe znaczenie będzie miało to, jak firma przechowuje informacje, obsługuje zlecenia i zarządza dokumentacją.
Nie musisz jednak budować tych procesów od zera ani dokładać pracownikom kolejnych obowiązków. CargoLink już dziś wspiera procesy, których dotyczą planowane zmiany:
- szybką weryfikację przewoźnika przed przydzieleniem transportu,
- cyfrowy ślad i kompletną dokumentację przypisaną do zlecenia,
- bezpieczne archiwum,
- łatwy dostęp do dokumentów podczas kontroli.
Zobacz, co dokładnie może się zmienić i jak Cargolink obsługuje wymogi UD18.
Czego mogą obawiać się firmy TSL?
1. Przewoźnik pod lupą. Przed zleceniem obowiązkowa weryfikacja.
Zanim zlecisz transport, musisz wiedzieć, z kim go realizujesz i czy przewoźnik spełnia wymagania. Przy kilku stałych przewoźnikach nie musi to być problem. Ale co w przypadku dziesiątek czy setek zleceń miesięcznie? „Znamy tę firmę” nie zastąpi weryfikacji. Dlatego im większa skala działalności, tym ważniejsze staje się uporządkowanie informacji o przewoźnikach i możliwość szybkiego sprawdzenia potrzebnych dokumentów.
CargoLink pozwala gromadzić informacje i dokumenty dotyczące przewoźników w jednym miejscu, ułatwiając ich weryfikację przed przydzieleniem transportu.
2. Koniec ze zleceniem „na maila”? Dokument trzeba będzie mieć.
UD18 przewiduje obowiązek wystawienia i przekazania przewoźnikowi dokumentu potwierdzającego zlecenie przewozu. Przy dużej liczbie transportów może oznaczać to setki dokumentów, które trzeba przygotować, przekazać, zachować i później znaleźć.
W CargoLink dokumentacja może być przypisana bezpośrednio do konkretnego zlecenia, dzięki czemu nie trzeba szukać jej po skrzynkach mailowych i folderach.
3. 5 lat przechowywania dokumentacji. A gdzie Ty będziesz jej szukać?
Zgodnie z projektem dokumenty związane ze zleceniem przewozu mają być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz. Pięć lat to dużo. W tym czasie pracownicy odchodzą, foldery się zmieniają, skrzynki mailowe puchną, a dokumenty trafiają w różne miejsca. I tu pojawia się pytanie, którego nie warto odkładać na później: czy gdyby dziś ktoś poprosił Cię o dokumentację konkretnego transportu sprzed kilku lat, znalazłbyś ją bez problemu?
CargoLink porządkuje dokumentację wokół konkretnych transportów, dzięki czemu dostęp do potrzebnych informacji jest znacznie prostszy - także długo po zakończeniu zlecenia.
4. Nie dopełnisz obowiązków? Zapłacisz.
Projekt zapowiada zmianę oraz wprowadzenie nowych kar pieniężnych za niedopełnienie określonych obowiązków. Firma będzie musiała być w stanie wykazać, że wymagane czynności zostały wykonane i że odpowiednia dokumentacja jest dostępna. W branży TSL „wydaje mi się, że wszystko było zrobione” to zdecydowanie za mało.
CargoLink pomaga uporządkować informacje, dokumenty i procesy związane z transportem, dzięki czemu łatwiej zachować kompletną dokumentację i szybko do niej wrócić.
Nowe obowiązki? Nie dokładaj sobie pracy.
UD18 jest jeszcze projektem, ale wymagania dotyczące dokumentacji mogą już wkrótce oznaczać dla firm TSL więcej pracy i odpowiedzialności.
CargoLink pomaga mieć informacje i dokumenty tam, gdzie powinny być - przy konkretnym transporcie i zleceniu. Nie czekaj, aż ktoś poprosi Cię o dokument, którego nie możesz znaleźć.
CargoLink już wspiera te procesy. Sprawdź, jak może pomóc Twojej firmie przygotować się na UD18. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. UD18 jest projektem ustawy, a jego treść może ulec zmianie w toku dalszych prac legislacyjnych.