Zima a transport. 9 spraw, o których trzeba pamiętać

Zima w transporcie nie wybacza braku przygotowania. Zignorowane ostrzeżenie pogodowe, niedopilnowany element wyposażenia czy zbyt optymistyczny ETA potrafią wywrócić realizacje na cały dzień. W tym artykule znajdziesz konkretne, praktyczne wskazówki, które wdrożysz od razu - niezależnie od tego, czy pracujesz w programie, w Excelu czy z telefonem w ręku. Przejdź przez zimę bez chaosu i zbędnych kosztów!

1. Prognozy i alerty pogodowe - podstawa planowania operacji

Codzienna kontrola pogody to fundament transportu zimą. Spedycja powinna sprawdzać warunki minimum dwa razy dziennie - rano i po południu - na wszystkich zaplanowanych trasach. Przewoźnik z kolei ocenia lokalne warunki przed startem i raportuje zmiany w trakcie jazdy. Dzięki temu wszyscy mogą reagować na bieżąco, zamiast „gasić pożary” po fakcie.

Codzienna rutyna dla biura i kierowcy

Spedycja powinna mieć stały zestaw źródeł: Meteoalarm, IMGW, lokalne alerty drogowe.

Kierowca przed wyjazdem wykonuje szybki przegląd pogody na najbliższe 3–6 godzin, bo to właśnie ten fragment decyduje o pierwszych opóźnieniach.

Warto ustalić jasny kanał wymiany informacji - 1–2 krótkie meldunki w ciągu dnia wystarczą, by uniknąć niespodzianek.

Alerty zimowe i szybka reakcja

Po pojawieniu się alertu spedycja powinna od razu skorygować ETA i ustalić alternatywną trasę.

Kierowca natomiast decyduje, czy wykona objazd, czy bezpieczniej będzie przeczekać.

Dobrym standardem jest zasada: „przy czerwonym alercie - zatrzymaj się i zgłoś”. W ten sposób unikasz jazdy w skrajnie niebezpiecznych warunkach.

2. Rotacja kierowców i plan rezerw operacyjnych

Bez rezerw nie zawsze da się utrzymać łańcuch dostaw. Spedycja powinna mieć przygotowaną listę kierowców i pojazdów „pod telefon” na każdy tydzień - nawet jeśli firma jest mała. Przewoźnicy z kolei przygotowują kierowców na możliwość przejęcia trasy w ostatniej chwili - ze sprawnym dostępem do dokumentów i wymaganych danych.

Rezerwa, która działa także w małych firmach

W mniejszych flotach wystarczy jedna osoba w rezerwie na 5–7 aktywnych kierowców.

Spedycja powinna z wyprzedzeniem określać dni, w których ryzyko opóźnień jest większe (np. opady śniegu, wichury). Kierowca w rezerwie utrzymuje gotowość: telefon włączony, przygotowane dokumenty i sprawdzony pojazd.

Procedura „szybkiego przejęcia”

Najprostszy proces powinien pozwolić na przekazanie trasy w 15–20 minut.

Spedycja przygotowuje pakiet danych:

• adresy,
• okna czasowe,
• dokumenty,
• szczególne instrukcje.

Kierowca odbierający zlecenie weryfikuje stan auta i potwierdza gotowość wiadomością. To minimalizuje przestoje w krytycznych momentach.

3. Plan awaryjny na opóźnienia i przerwy w dostawach

Zamiast improwizować przy opóźnieniach, warto przygotować gotowe scenariusze.

Spedycja może opracować trzy warianty: +2h, +6h i +24h. Kierowca raportuje realną sytuację: stan drogi, czasy postoju, zdjęcia utrudnień. Dzięki temu biuro ma podstawy, by od razu informować klienta i organizować alternatywy.

Procedura „+2h”: co robi biuro, co kierowca

Przy opóźnieniu rzędu 1–2 godzin biuro aktualizuje ETA i informuje odbiorcę.

Kierowca przekazuje krótki meldunek:

• powód,
• przewidywany czas postoju,
• ocenę warunków.

Taka przejrzystość zapobiega nieporozumieniom i nerwowym telefonom

Alternatywne punkty postoju i serwisy

Spedycja powinna przygotować listę bezpiecznych miejsc postoju oraz serwisów czynnych zimą.

Przewoźnik korzysta z niej w razie potrzeby, a po trasie zgłasza nowe sprawdzone lokalizacje. To buduje bazę użyteczną na kolejne sezony.

4. Optymalizacja tras z uwzględnieniem zimowych ograniczeń

W zimie trasa „na mapie” nie zawsze oznacza realną drogę przejazdu. Spedycja powinna planować głównie szlaki o stabilnym utrzymaniu zimowym: autostrady i drogi główne. Kierowca ma obowiązek ocenić warunki lokalne i w razie potrzeby zgłosić potrzebę korekty trasy - najlepiej od razu po zauważeniu ryzyka.

Zimowe korekty tras biurowych

Biuro powinno z góry unikać dróg lokalnych w regionach górskich czy słabo utrzymywanych powiatach. Kierowca monitoruje nawierzchnię w pierwszych 50 km trasy - to pozwala wychwycić problemy najszybciej.

Rejony wysokiego ryzyka

Przed wysłaniem auta w regiony górskie lub północne biuro powinno sprawdzić obowiązki dot. łańcuchów czy zakazy dla zestawów. Kierowca zabiera dodatkowe wyposażenie i przygotowuje auto na niskie temperatury - np. tankuje do pełna i zabezpiecza przewody.

5. Przepisy zimowe w różnych krajach

Przepisy potrafią zmieniać się nawet z sezonu na sezon. Spedycja powinna aktualizować listę wymogów krajowych - opon, łańcuchów, nakazów. Przewoźnik sprawdza i informuje, czy pojazd spełnia te wymogi przed wyjazdem, a nie dopiero na granicy.

4 najważniejsze różnice: PL – DE – CZ – AT

Niemcy wymagają opon zimowych tylko w określonych warunkach. Austria w niektórych regionach obowiązkowo. Czechy mają swoje strefy obowiązkowego wyposażenia.

Kierowca powinien sprawdzić te różnice na 24h przed wyjazdem, a spedycja - w trakcie planowania trasy.

Prosta dokumentacja zgodności

Stwórz krótką checklistę wyposażenia na każdy kierunek. Kierowca odhacza pozycje przed startem i przesyła potwierdzenie.

6. Szybkie szkolenia zimowe dla zespołu i kierowców

Krótkie, ale regularne szkolenia dają więcej niż jednorazowa prezentacja. Spedycja i kierowcy powinni raz na 2–3 tygodnie omawiać procedury zimowe: komunikacja ryzyka, obsługa łańcuchów. Pół godziny wystarczy, by odświeżyć kluczowe tematy.

20-minutowa agenda zimowa

Biuro może skupić się na komunikacji i przewidywaniu opóźnień. Kierowcy powinni zwrócić uwagę na technikę jazdy i reagowanie na gołoledź. Prosta agenda pozwala wszystkim działać według tych samych zasad.

Dokumentowanie szkoleń

Wystarczy lista obecności lub szybkie potwierdzenie SMS-em. Dzięki temu mamy jasne potwierdzenie znajomości zasad.

7. Kontrola stanu technicznego 48–24h przed wyjazdem

Zimą awarie często wynikają z drobnych zaniedbań, które można wychwycić wcześniej. Biuro powinno przypominać o kontroli stanu technicznego jeszcze dwa dni przed trasą. Kierowca sprawdza opony, akumulator, płyny, hamulce i sygnalizację.

Zadania spedycji

Spedycja wysyła checklistę, kierowca raportuje jej wykonanie. To prosta procedura, ale zapobiega wielu problemom na trasie. W małych firmach może to być nawet wysłanie zdjęcia wypełnionej checklisty.

Procedury na dzień wyjazdu

Przed startem kierowca usuwa śnieg z dachu oraz sprawdza ogrzewanie, spryskiwacze i działanie świateł. Biuro potwierdza gotowość i daje zielone światło do wyjazdu.

8. Przygotowanie pojazdu i wyposażenia zimowego

Lista zimowego sprzętu powinna być standardem. W skład obowiązkowego wyposażenia wchodzą:

• łopata,
• łańcuchy,
• odmrażacz,
• skrobaczka,
• zapasowe żarówki,
• rękawice,
• koc.

To drobiazgi, które realnie skracają przestoje.

Lista zimowego wyposażenia - spedycja i przewoźnik

Spedycja wymaga, przewoźnik kompletuje i potwierdza. Taka podwójna kontrola ogranicza ryzyko wyjazdu bez podstawowych narzędzi.

Paliwo i ochrona układów

Kierowca powinien utrzymywać co najmniej 1/3 baku. To minimalizuje ryzyko zamarzania. Spedycja może dodawać krótkie instrukcje dotyczące tankowania paliwa zimowego i dodatków przeciwżelujących.

9. Technika bezpiecznej jazdy zimą

Nawet najlepsze planowanie nie zastąpi ostrożnej jazdy. Biuro przypomina o zasadach, a kierowca stosuje je na drodze. Najważniejsze to:

• zachować większy odstęp,
• unikać gwałtownych ruchów,
• nie wyprzedzać na nieodśnieżonych odcinkach.

Zasada „+5 sekund” i jazda defensywna

Dyspozytorzy mogą promować zasadę wydłużonego odstępu do minimum pięciu sekund. Kierowca stosuje ją na zaśnieżonych i oblodzonych drogach, co znacząco ogranicza ryzyko awaryjnych sytuacji.

Hamowanie, ruszanie, manewry

Kierowca rusza wolno, hamuje pulsacyjnie i unika nagłych korekt toru jazdy. Biuro regularnie przypomina o tych zasadach.

Zima a transport drogowy

Dobre przygotowanie do zimy nie wymaga drogich systemów - wystarczy konsekwencja, proste procedury i jasny podział obowiązków między biurem a kierowcą. Spedycja i przewoźnicy, którzy stosują checklisty, sprawdzają aktualne informacje pogodowe i prowadzą krótkie szkolenia, znacznie ograniczają ryzyko przestojów i nieplanowanych kosztów. Narzędzia TMS, jak CargoLink, mogą te procesy ułatwić, ale kluczem pozostaje codzienna dyscyplina.