Setări de facturare

Setări de bază

1. Faceți clic pe pictograma de setări de lângă numele și prenumele din colțul din stânga sus al sistemului setări module > facturare > fila DE BAZĂ.
2. Configurați următoarele câmpuri:

• seria de numerotare – câmpul conține informații despre formatul actual al seriei de numerotare pentru documentele de facturare. Pentru a schimba formatul, vă rugăm să contactați support@cargo.link
• tip semnătură imprimare venit – câmpul definește ce date trebuie generate pe documentul imprimat în câmpul „tip semnătură” conform opțiunii selectate:
  • lipsă – nu vor fi generate date pe imprimare
  • ștampilă sau (persoană și date de contact) - pe imprimare se va genera:
    • ștampila, dacă a fost introdusă în datele persoanei
    • numele și prenumele persoanei și datele sale de contact (număr de telefon și e-mail), dacă ștampila nu a fost introdusă în datele persoanei
  • (ștampilă sau persoană) și date de contact - pe imprimare se va genera:
    • ștampila și datele de contact ale persoanei (număr de telefon și e-mail), dacă ștampila a fost introdusă în datele persoanei
    • numele și prenumele persoanei și datele sale de contact (număr de telefon și e-mail), dacă ștampila nu a fost introdusă în datele persoanei
  • (ștampilă sau persoană) fără date de contact - pe imprimare se va genera:
    • ștampila, dacă a fost introdusă în datele persoanei
    • numele și prenumele persoanei, dacă ștampila nu a fost introdusă în datele persoanei Descrierea adăugării unei ștampile în sistem se găsește în articolul Adăugarea unei ștampile/semnături
• număr de referință – se aplică doar facturilor cumulative. Definește locul pe factura cumulativă unde trebuie afișată informația despre numărul de referință al documentului. Dacă în documentele din care a fost generată factura cumulativă a fost introdus un număr de referință al documentului, acest număr va fi generat pe factură în funcție de opțiunea selectată:
  • în câmpul „cumpărător nr. ref.” - numerele de referință ale tuturor documentelor vor fi vizibile pe factură deasupra tabelului cu pozițiile de plată
  • adaugă la denumirea tuturor pozițiilor - numărul de referință al documentului va fi adăugat la denumirea poziției de plată generate din acel document
  • în câmp și adaugă la denumirea pozițiilor - numerele de referință ale documentelor vor fi vizibile pe factură în ambele locuri descrise mai sus
• adaugă la observații – dacă o factură/factură proformă este emisă dintr-un document care conține informații despre încărcături și acțiuni, aceste informații pot fi generate automat în observațiile de pe documentul de facturare. Trebuie să alegeți ce date să fie generate (puteți alege toate):
  • acțiuni – în observații va apărea informația despre acțiuni (de exemplu, data și locul de încărcare/descărcare)
  • încărcături – în observații vor fi enumerate numele tuturor încărcăturilor asociate
  • greutate brută încărcături – greutatea brută a încărcăturii specificată în document sau suma greutăților brute calculate din toate încărcăturile din document (dacă nu a fost specificată în document)
• trimite o copie la – toate mesajele e-mail trimise din modulul de facturare pot fi trimise suplimentar ca o copie ascunsă la orice adresă de e-mail, de exemplu, la căsuța de e-mail a departamentului de contabilitate (în cazul mai multor adrese, acestea trebuie introduse separate prin virgulă). Descrierea câmpului se găsește și în articolul Setarea contului implicit pentru trimiterea de copii e-mail CC ascuns.

Setări de stare

1. Faceți clic pe pictograma de setări de lângă numele și prenumele din colțul din stânga sus al sistemului setări module > facturare > fila STARE.
2. Descrierea funcționării statusurilor se găsește în articolul Setarea și modificarea statusurilor numai de către un utilizator autorizat

Setări de secțiuni

Sistemul permite definirea propriilor grafici, care vor fi generate suplimentar pe documentele de venit (nu se aplică cheltuielilor).

1. Faceți clic pe pictograma de setări de lângă numele și prenumele din colțul din stânga sus al sistemului setări module > facturare > fila SECȚIUNE
2. Faceți clic pe + ADĂUGAȚI NOU
3. În formular, completați datele:
   • tip - definește locul generării graficii pe document
     • grafică inițială - va fi generată pe prima pagină a documentului deasupra conținutului său
     • grafică finală - va fi generată pe ultima pagină a documentului sub conținutul său
   • nume - numele secțiunii vizibil doar în sistem
   • este activ - toate secțiunile active vor fi adăugate automat la documentele de venit create. Dacă o anumită secțiune nu mai este actuală, o puteți dezactiva. Nu puteți șterge sau edita o secțiune din setări dacă este adăugată în documente existente (are o legătură) - în acest caz este posibilă doar dezactivarea sa.
   • ordine - în cazul adăugării mai multor secțiuni, definește ordinea generării lor pe document; pentru secțiuni cu aceeași ordine se aplică ordinea alfabetică
   • imagine - trebuie să introduceți un fișier în format JPG sau PNG, care să fie generat pe document.

În formularul de adăugare/editare a documentului de venit, în câmpul 'secțiuni' vor fi vizibile toate secțiunile active. Le puteți șterge, reselecta sau crea o nouă secțiune făcând clic pe butonul "ADĂUGAȚI NOU +".