70% oszczędności na księgowości w firmie spedycyjnej

W branży TSL liczba faktur do zaksięgowania jest dużo większa niż w wielu innych sektorach gospodarki. Dodatkowo różni kontrahenci mają odmienne warunki rozliczeń.
Przez to prowadzenie księgowości wymaga większej dokładności, aby uniknąć błędów czy braków w dokumentacji. Wiąże się to z większymi kosztami księgowymi. Przez to stanowią znaczną część kosztów całkowitych. Dowiedz się, jak je ograniczyć nawet o 70%!

Z tego artykułu dowiesz się:

• co w księgowości powoduje dodatkowe koszty,
• jakie działania powodują błędy i braki w dokumentach,
• jak usprawnić księgowość, by zyskać oszczędności i przyspieszyć procesy,
• jak zmniejszyć ryzyko błędów.

Pełna księgowość — co to?

Pełna księgowość to bardzo dokładny sposób prowadzenia księgowości. Pozwala uzyskać bardzo dużą przejrzystość przychodów, rozchodów i stanu finansowego firmy.

Księgi rachunkowe są prowadzone w oparciu o tzw. plan kont księgowych. To wykaz kategorii, do których księgowy przypisuje poszczególne transakcje oraz środki. Jego struktura w dużej części jest stała. Jednak może różnić się między organizacjami ze względu na specyfikę działalności oraz potrzeby analityczne organizacji.

Prowadzenie pełnej księgowości wymaga specjalistycznej wiedzy i skrupulatności. Dlatego firmy współpracują z biurami rachunkowymi.

! Aby dowiedzieć się więcej o pełnej księgowości, sprawdź biznes.gov.pl

Wyzwania pełnej księgowości w firmach transportowych

Większa liczba dokumentów

Firmy z branży TSL mają do zaksięgowania o wiele więcej faktur w porównaniu z innymi branżami. Na każdą fakturę dla klienta przypada co najmniej jedna faktura od przewoźnika. Do tego jeszcze dochodzą inne koszty. Te związane bezpośrednio z transportem, a także koszty utrzymania pojazdów (ubezpieczenia, paliwo, eksploatacja).

Przyjmijmy, że na każde zlecenie przypada średnio 2,5 faktury.
Przy 200 zleceniach będzie to aż 500 faktur do wystawienia, sprawdzenia i zaksięgowania!

Różne warunki rozliczeń

Różni klienci i podwykonawcy często mają indywidualne terminy płatności czy warunki rozliczeń, jak np. skonto. Przez to sprawdzanie oraz wystawianie dokumentów wymaga dużego skupienia i dokładności. Przy tak dużej liczbie dokumentów, jak 500 lub więcej, nietrudno o pomyłki i braki w dokumentacji.

W razie wystąpienia błędów pracownicy muszą spędzić co najmniej kilka godzin na ustaleniu stanu faktycznego i dokonaniu poprawek.
Krytyczne błędy w księgowości wiążą się z karami finansowymi.

Jak oszczędzić i usprawnić księgowość w firmie transportowej

W pracy z dokumentami rozliczeniowymi i księgowością ponad połowę czasu zajmują powtarzalne czynności. Często te działania wymagają dużo uwagi i dokładności. Usprawnienie i zautomatyzowanie ich obniży koszty, oszczędzi czas oraz zmniejszy liczbę błędów.

Dzięki temu pracownicy mogą lepiej wykorzystać swój czas:

• poszukując nowych i budując relacje ze stałymi klientami,
• realizując więcej transportów,
• zarabiając więcej dla firmy.

Generowanie faktury ze zlecenia

Wiele firm nadal tworzy zlecenia i faktury w oddzielnych programach. To wymaga od pracowników ręcznego kopiowania danych, co jest czasochłonne i może powodować błędy.
Nowoczesne narzędzia do zarządzania transportem oferują funkcję wystawienia faktury jednym kliknięciem.

Program tworzy dokument na podstawie danych ze zlecenia, dzięki czemu:

• trwa to kilka sekund zamiast kilkudziesięciu (włącznie ze sprawdzeniem poprawności danych),
• dane na fakturze są tożsame z tymi na zleceniu,
• jest utrzymany porządek i spójność, bo wszystkie dokumenty są w jednym systemie.

Eksport danych do księgowości

Biuro rachunkowe wykorzystuje bardzo dużo czasu na sprawdzenie dokumentacji i zaksięgowanie faktur. **Najwięcej czasu zajmuje wprowadzenie danych do programu księgowego. **Możemy skrócić ten proces do kilku minut i w ten sposób znacznie zmniejszyć koszty, negocjując z biurem nowe warunki współpracy.

Wiele programów księgowych oferuje opcję importu danych. W ten sposób biuro rachunkowe może szybko wprowadzić dużo informacji kilkoma kliknięciami. Dzięki temu będzie miało więcej czasu na ewidencję czasu pracy kierowców czy poszukiwanie rozwiązań na optymalizację podatkową.

Ważne jest, by plik miał strukturę dopasowaną do danego programu księgowego oraz założonego planu kont księgowych firmy. Dzięki temu dane zostaną zaimportowane bezbłędnie.

Import wyciągów

Zestawienie listy faktur i wyciągu z banku (lub kilku banków) i przypisanie odpowiednich przelewów do dokumentów zajmuje sporo czasu. Szczególnie jeśli niektórzy klienci zrobią przelew bez numeru faktury w tytule. Doszukanie się tego może trwać godziny lub nawet dni.

Funkcja importu wyciągów pozwala na dodanie pliku z listą przelewów w programie do faktur. Oprogramowanie następnie dopasuje odpowiednie transakcje do dokumentów. Wystarczy sprawdzić, czy wszystko się zgadza i zatwierdzić.

Cały proces trwa w minutach. To ogromna różnica w porównaniu do ręcznego rozliczenia.